Self Assessments in der Internen Revision mit externer Validierung – Überblick

Die Interne Revision erbringt unabhängige und objektive Prüfungs- und Beratungsdienstleistungen. Doch wer prüft eigentlich die Interne Revision? Diese Frage wird durch die Internationalen Standards für die berufliche Praxis der Internen Revision im Attributstandard 1300 beantwortet.

Demnach ist ein Programm zur Qualitätssicherung und -verbesserung einzurichten, das die Einhaltung der Standards, des Ethikkodex sowie Aspekte der Funktionsfähigkeit und Wirtschaftlichkeit berücksichtigt und verbessert. Kurz gesagt: Interne Revisionen sind zu Qualitätsmanagement verpflichtet.

Diese Verpflichtung ergibt sich nicht ausschließlich aus den Standards, sondern auch aus dem allgemeinen Selbstverständnis einer Internen Revision bzw. von Internen Revisoren. Wer objektiv, unabhängig, neutral und fachkompetent Prüfungen durchführen möchte, der muss die Voraussetzungen hierfür auch regelmäßig überwachen.

 

Qualitätsmanagement nach den Internationalen Standards

Das sogenannte Programm zur Qualitätssicherung und -verbesserung umfasst interne und externe Beurteilungen:

  • Interne Beurteilungen (Kontinuierliche Überwachung, Regelmäßige Selbstbeurteilungen / Interne Peer Reviews)
  • Externe Beurteilungen (Externes Quality Assessment, Self Assessment mit anschließender externer Validierung)

Unter der Bezeichnung kontinuierliche interne Überwachung werden alle Maßnahmen zusammengefasst, die in der Internen Revision standardmäßig durchgeführt werden, um Qualität sicherzustellen. Dazu zählen u.a. Genehmigungen von Prüfprogrammen, Erstellen von Balanced Scorecards zur Messung von Zielen einer Internen Revision oder die routinemäßige Prüfung der Arbeitspapiere durch den Revisionsleiter.

Bei regelmäßigen Selbstbeurteilungen werden zu einem Zeitpunkt, z.B. jedes Quartal, die Prozesse und Strukturen innerhalb der Revisionsabteilung durch die Mitarbeiter der Internen Revision bewertet und diskutiert. Ein wesentlicher Vorteil dieses Verfahrens ist, dass durch die zeitpunktbezogene Betrachtung und explizite Konzentration auf das Thema Qualitätssicherung und -verbesserung die Aufmerksamkeit der Mitarbeiter, insbesondere im Vergleich zu den vorher beschriebenen Routineverfahren, deutlich erhöht ist.

Die Selbstbeurteilungen können auch unter Zuhilfenahme von anderen Organisationsmitgliedern unterstützt werden. Denkbar ist dabei zum Beispiel die Einbeziehung ehemaliger Revisionsmitarbeiter, die innerhalb der Organisation eine neue Position haben. Die Vorgehensweise der Revisionsabteilung ist in diesem Falle (noch) bekannt und kann mit anderen Vorgehensweisen verglichen werden.

Grundlegend geht es bei der Einbindung weiterer Organisationsmitglieder immer auch um Lessons Learned bzw. die Weitergabe von Best-Practice Lösungen innerhalb der Organisation.

Externe Beurteilungen müssen mindestens alle fünf Jahre von einem unabhängigen und qualifizierten Beurteiler durchgeführt werden, der nicht der Organisation angehört. Die Beurteilungen können als vollständig externe Beurteilung (externes Quality Assessment) oder als Selbstbeurteilung (Self Assessment) mit unabhängiger Bestätigung der Ergebnisse erfolgen. Bei externen Quality Assessments wird ein einzelner qualifizierter Beurteiler oder ein Team beauftragt und prüft eigenständig die Struktur und Arbeitsabläufe der Revision.

Bei einem Self Assessment prüft sich die Revisionsabteilung selbst. Diese Selbstprüfung wird anschließend durch einen externen qualifizierten Beurteiler geprüft und bewertet. Beide Beurteilungen werden auf Basis eines QA-Leitfadens erstellt.

 

Self Assessment mit anschließender externer Validierung

 

Betrachtungsfelder / Prüfkriterien

Eine Selbstbeurteilung auf Basis des QA-Leitfaden berücksichtigt insgesamt 80 einzelne Prüfkriterien, die sich in die folgenden Kategorien (Betrachtungsfelder) wiederfinden:

  1. Organisation, Einordnung im Unternehmen und Tätigkeitsfelder
  2. Budget/Resourcen
  3. Planung
  4. Vorbereitung
  5. Prüfung
  6. Berichterstattung
  7. Prüfungsnacharbeit
  8. Follow-Up
  9. Auswahl
  10. Entwicklung/Fortbildung
  11. Führung der Internen Revision

Wie zu erkennen ist, berücksichtigt der Leitfaden den gesamten Revisionsprozess (Planung bis Follow Up) und den Managementprozess (Struktur, Budget, Führung etc.). Die Einzelkriterien werden dabei von 0 = unzureichend bis 3 = voll erfüllt bewertet, so dass letztlich eine prozentuale Zielerreichung errechnet werden kann.

Selbstbeurteilung

Revisionsmitarbeiter, die eine Selbstbeurteilung durchführen, sollten neben den vorgegebenen Kriterien und dem Bewertungsschema weitere Vorgaben beachten. Die Gespräche zur Einschätzung der Internen Revision sollten auf allen Hierarchieebenen innerhalb der Revision stattfinden (Revisionsleiter, Senior Level, Junior Level etc.). Grundlegend kann gesagt werden, wer ein umfassendes Bild einer Revision erhalten will, Interviews mit denjenigen führen sollte, die von der Revisionsarbeit betroffen sind, z.B. zuständige Geschäftsleitung, geprüfte Einheiten, Abschlussprüfer und Aufsichtsorgane.

Die Selbstbeurteilung erfolgt analog zu einer standardmäßigen Revisionsprüfung. Auf Basis einer Risikoanalyse legt der Prüfer Schwerpunkte fest. Durch Interviews, Analysen, Inaugenscheinnahme und andere Techniken findet die Beurteilung statt. Alle Prüfungshandlungen sind nachvollziehbar zu dokumentieren.

Berichterstattung

Im Bericht zur Prüfung werden die Organisation, der Prüfungsumfang und die zusammenfassende Beurteilung der Qualitätssicherung und -verbesserung beschrieben. Zu festgestellten Mängeln werden Maßnahmen, Fälligkeitsdatum und Verantwortlichkeit benannt. Pro Betrachtungsfeld ist die prozentuale Zielerreichung auszuweisen. Sollte es sich nicht um das erste Assessment halten, ist über den Umsetzungsstand von festgestellten Mängeln zu berichten (Follow Up).

Auswahl externer Prüfer

Für die Auswahl der externen Prüfer schreibt u.a. der QA-Leitfaden strenge Kriterien vor. Mindestens ein Mitglied des Beurteilungsteams muss über die Qualifikation „Akkreditierter Quality Assessor“ verfügen. Zwischen dem Beurteilungsteam und der Revisionsabteilung darf es keine Interessenskonflikte geben. Dies wäre z.B. der Fall, wenn ein vor kurzem ausgeschiedener Revisor die ehemalige Revisionsabteilung beurteilt.

Die Beurteiler sollten einen breiten Erfahrungsschatz aus dem Bereich Interne Revision vorweisen, idealerweise durch mehrere berufliche und hierarchische Stationen. Weiterhin muss das Beurteilungsteam nachweislich über entsprechende fachliche Kompetenz(en) verfügen. Wird z.B. eine spezialisierte IT-Auditabteilung geprüft, müssen die Beurteiler über entsprechende Kenntnisse der Informationstechnologie verfügen.

In Übereinstimmung mit den International Standards…

Bei einer Gesamtzielerreichung von über 50 Prozent kann der geprüften Revisionsabteilung durch den externen Beurteiler eine Urkunde ausgestellt werden, die die Arbeit in Übereinstimmung mit den Internationalen Standards für die berufliche Praxis der Internen Revision bestätigt. Diese Formulierung darf dann für die folgenden fünf Jahre durch die Revisionsabteilung, z.B. in Berichten, genutzt werden.