Funktionsinterne Qualitätsüberwachung in der Internen Revision

Um eine nachhaltige Wirksamkeit der Internen Revision zu erreichen, bedarf es der ständigen Bewertung und Optimierung ihrer Arbeit im Sinn eines kontinuierlichen Verbesserungsprozesses. Grundlage hierfür sind die Definition von Qualitätskriterien, deren laufende Überwachung und stetige Verbesserung.

Die Standards des Institute of Internal Auditors (IIA) beinhalten Vorgaben zur Steuerung und Überwachung (IIA Standards 2040 und 2340) der Arbeit der Internen Revision. Dabei wird an die an den Chief Audit Executive auch die Forderung erhoben, ein „Programm zur Qualitätssicherung und -verbesserung, das alle Aufgabengebiete der Internen Revision umfasst, (zu) entwickeln und (zu) pflegen“. Unterstützt werden die Regelungen des IIA-Standards 1300 ff. durch den Revisionsstandard Nr. 3 und den Qualitäts-Leitfaden des Deutschen Instituts für Interne Revision e.V. (DIIR).

Qualität wird in diesem Leitfaden als „… Gesamtheit der Eigenschaften und Merkmale eines Produkts oder einer Tätigkeit, die sich auf die Eignung zur Erfüllung gegebener Erfordernisse beziehen“ definiert. Eine konkrete Ausgestaltung des Begriffes für die Interne Revision durch die Verknüpfung dieses Abstraktums mit der Funktionsdefinition unterlässt er allerdings. Vielmehr steht beides unverbunden nebeneinander…

Grundsätzlich können eine interne und eine externe Qualitätsüberwachung unterscheiden werden. Hier wird zunächst nur die interne Überwachung und Beurteilung thematisiert.

 

Laufende interne Überwachung

Angelpunkt der Qualitätssicherung der Arbeit der Internen Revision sind gemäß IIA-Standards 2040 und 2340 Steuerung und laufende Überwachung aller Revisionsaktivitäten durch den Chief Audit Executive. Dies sollte die einzelnen Phasen des Prüfungsprozesses wie folgt betreffen:

  • Für die Aktivitäten der Internen Revision sollte ein Qualitäts-Standard erstellt, in die vorhandenen formalen Grundlagen wie Handbuch integriert werden.
  • Eine laufende Aktualisierung ist ein Muss.
  • Es ist sicherzustellen, dass die internen oder externen Personalressourcen quantitativ und vor allem qualitativ für die Aufgabenerfüllung angemessen sind und die Mitarbeiter laufend weitergebildet werden; vgl. hierzu z.B. die Leitlinie zur Kapazität der Internen Revision.
  • Es ist ein Budget für Personal- und Sachkosten der Internen Revision zu erstellen. Zeitbudgets für Prüfungsplanungen, Prüfungen, Beratungen, allfällige Projektbegleitungen wie auch Pufferzeiten für Sonderprüfungen sind zu erstellen und zu dokumentieren. Pufferzeiten sind bei einer outgesourcten Internen Revision auf Grund deren Flexibilität verzichtbar.
  • Für die Prüfungsplanung ist zu regeln, wer sie vorbereitet und durchführt, und durch wen die wesentlichen Ergebnisse kontrolliert werden. Die Revisionsleitung muss den fertigen Prüfungsplan überprüfen und schriftlich freigeben.
  • Die Prüfungsleitung sollte das Prüfungsprogramm erstellen, die zuständige Führungskraft sollte es auf inhaltliche Qualität und Vollständigkeit prüfen.
  • Die Prüfungsleitung hat sicherzustellen, dass das genehmigte Prüfungsprogramm wie geplant durchgeführt wird; allfällig erforderliche Änderungen sind mit der zuständigen Führungskraft abzustimmen. Zwecks Beurteilung der Effizienz der Prüfung sollten (zeitliche) Meilensteine wie z.B. das Ende der Vorbereitungen, Beginn und Ende der Prüfungshandlungen, Übermittlung des Berichts sowie der Zeitpunkt der Schlussbesprechung definiert und überwacht werden.
  • Feststellungen, Schlussfolgerungen und Handlungsempfehlungen der Internen Revision müssen in den Arbeitspapieren möglichst vollständig dokumentiert werden. Revisionsberichte müssen fehlerfrei, objektiv, klar, konzis, konstruktiv und zeitnah verfasst sein. Die Prüfungsleitung sollte schon während der Prüfung die Qualität der Arbeitspapiere kontrollieren. Die vorher definierten Meilensteine sind auf ihre Einhaltung zu prüfen.  
  • Die Zeitachse des Follow-up sollte definiert sein. Zu regeln ist zudem, wer Follow-up-Aktivitäten plant und durchführt, und wer die Ergebnisse der Nachschau überprüft.  
  • Es ist sicherzustellen, dass die Prüfungsziele gemäß Prüfauftrag erreicht werden. Für eine nachhaltige Qualitätssicherung sollten Art, Inhalt und Bedeutung (z.B. nach A, B, C) der getroffenen Feststellungen bzw. der Empfehlungen der Internen Revision chronologisch und systematisch erfasst  werden, um so die Entwicklung der Ergebnisqualität verfolgen zu können.
  • Die Budgets für Personal- und Sachkosten sowie die Zeitbudgets (siehe oben)  sind auf ihre Einhaltung zu prüfen, Abweichungen sind zu ermitteln, die Gründe für die Abweichungen zu erheben, und Abweichungsdurchsprachen sind durchzuführen.
  • Nach Prüfungsabschluss sollten die geprüften Einheiten um eine Evaluierung bzw. ein Feedback gebeten werden, indem aus ihrer Sicht der Nutzen bzw. Mehrwert der Prüfung beurteilt wird. 

 

Periodische interne Beurteilung

Ergänzend zur laufenden internen Beurteilung schreiben die Berufsstandards regelmäßige Beurteilungen in Form von Self Assessments durch Mitarbeiter der Internen Revision oder geeignete unternehmensinterne Personen (z.B. aus QM, Compliance oder Controlling) vor, um die Übereinstimmung der Tätigkeit der Internen Revision mit dem eignen Leitbild, dem IIA-Ethikkodex und den IIA-Standards zu beurteilen. Als Ergebnis der Beurteilung sollten Verbesserungspotenziale identifiziert und dokumentiert werden. Die Revisionsleitung muss sicherstellen, dass erforderliche korrigierende Maßnahmen ergriffen werden und deren Umsetzung wiederum überwacht wird.

Die Prüfungsleitung sollte die Resultate der internen Beurteilungen der Unternehmensführung (z.B. Vorstand, Aufsichtsorgan, Audit Committee) vorlegen. Sie dienen zudem als Grundlage und zur Unterstützung für die mindestens alle fünf Jahre durchzuführenden externen Beurteilungen.  

hs