Anleitung zum Erbsenzählen - Prüfung von commodities durch die Interne Revision (1)

Der Internen Revision haftet das Image des Kontrolleurs und Erbsenzählers an. Manche Revisionen reagieren mit einer Überbetonung der Beratungskomponente. Das ist nicht falsch, greift aber zu kurz. Historisch gesehen tritt der Beratungsauftrag (Internal Consulting) der Internen Revision erst seit kürzerer Zeit zur Prüfungsaufgabe der Internen Revision (Assurance) hinzu. Es gilt das Primat der Prüfung.

Der vorliegende Text thematisiert die Prüfung von Verbrauchsartikeln (commodities). Hier lassen sich eindeutig quantifizierbare Einsparungspotentiale identifizieren, deren Höhe bei den Beteiligten meistens Erstaunen auslöst. Da der Verbrauch und Verbleib dieser Güter durch das Controlling meistens nicht angemessen überwacht werden, ergibt sich hier die Option für die Interne Revision

  • Ihrer Präventionsfunktion gegen Wirtschaftskriminalität nachzukommen
  • Schwachstellen im Verbrauchsprozess mit der Folge von unnötig hohen Kosten und
  • Defizite in der Beschaffung selbst aufzuzeigen

 

 

Anleitung zum Erbsenzählen – Commodities als Prüfungsthema der Internen Revision

Der Internen Revision haftet – allen Anstrengungen in Bezug auf ihr Eigenmarketing zum Trotz - hartnäckig das Image des Kontrolleurs und Erbsenzählers an. Eine strategische Ausrichtung wird der Internen Revision selten abgenommen, was seine Ursachen sicherlich auch in der Frage der Selbstdarstellung hat. Die Chief Audit Executives versuchen dieses Image mit einer verbesserten Präsentation ihrer Arbeit zu verändern und setzen bei ihren Prüfungshandlungen Schwerpunkte, welche die Beratung der geprüften Stellen im Fokus haben. Das ist nicht falsch, greift aber zu kurz. Historisch gesehen tritt der Beratungsauftrag (Internal Consulting) der Internen Revision erst seit kürzerer Zeit zur Prüfungsaufgabe der Internen Revision (Assurance) hinzu. Es gilt nach Ansicht der Autoren das Primat der Prüfung.

Darum sollten klassische Revisionsthemen im Rahmen der Prüfungsplanung und –durchführung nicht zu kurz kommen. Der vorliegende Text thematisiert die Prüfung von Verbrauchsartikeln (commodities). Hier lassen sich eindeutig quantifizierbare Einsparungspotentiale identifizieren, deren Höhe bei den Beteiligten meistens Erstaunen auslöst. Da der Verbrauch und Verbleib dieser Güter durch das Controlling meistens nicht angemessen überwacht werden, ergibt sich hier die Option für die Interne Revision

  • Ihrer Präventionsfunktion gegen Wirtschaftskriminalität nachzukommen
  • Schwachstellen im Verbrauchsprozess mit der Folge von unnötig hohen Kosten und
  • Defizite in der Beschaffung selbst aufzuzeigen

Zu den entsprechenden Verbrauchsgütern zählen beispielsweise Druckpapier und Arbeitshandschuhe, Kugelschreiber und Geschirrspültabs. Bevor der Leser an dieser Stelle schmunzelt, sollte eine beispielhafte Prüfung einzelner Güter erfolgen, um auf dieser Basis belastbare Schlussfolgerungen zu ziehen, ob diese Prüfungen zweckmäßig sind oder nicht.

 

Grund der Prüfung

Soll sich eine risikoorientiert arbeitende Interne Revision mit den sprichwörtlichen „Peanuts“ beschäftigen? Aufgrund der oben dargestellten Situation besteht ein gewisser Rechtfertigungsdruck bei der Aufnahme einer solchen Prüfung in die Jahresplanung der Internen Revision. Vergleichbare Prüfungen liegen meist lange zurück, weshalb die Notwendigkeit der Prüfung nicht mit Erfahrungen vorausgegangener Prüfungen begründet werden kann. Deshalb sollte eine erste Prüfung dazu dienen, gemeinsam mit der Unternehmensleitung festzulegen, ob weiterer Prüfungsbedarf besteht. Wir zeigen im Folgenden auch mögliche Prüfungsansätze auf, um eine effektive Vorgehensweise sicherzustellen.

Ziele der Prüfung werden die Identifikation möglicher Verbesserungen in der Abwicklung des Prozesses von der Bedarfsmeldung bis zur Verwendung einerseits, andererseits auch die Optimierung des Verbrauches sein.

Untergeordnete Prüfungsziele wie die mögliche Aufdeckung doloser Handlungen (z.B. die Entwendung zum persönlichen Gebrauch) sollten nicht im Vordergrund stehen, um die Zusammenarbeit mit der geprüften Stelle nicht schon im Vorfeld zu strapazieren. Die Prüfungsergebnisse sprechen später meistens für sich…

 

Prüfungszeitpunkt und -thema

Vergleichbar mit einer Prüfung der Reisekosten entsteht bei den geprüften Stellen im Rahmen der Analyse der Verbrauchsgüter möglicherweise der Eindruck, dass bewusst nach Hinweisen gegen einzelne Verantwortliche gesucht wird. Weiterhin können Gerüchte entstehen, dass es um die wirtschaftliche Lage sehr schlecht bestellt sei, wenn derartige Prüfungen durchgeführt werden. Gegen derartige Mutmaßungen können objektive Informationen nur wenig ausrichten. Vielmehr gilt es bei der Festlegung von Prüfungszeitpunkt, -thema und -ort risikoorientierte Schwerpunkte zu setzen

Die Aufnahme in den jährlichen Prüfungsplan und damit die Annoncierung als Regelprüfung der Internen Revision vermeidet den Eindruck einer „Hauruck“ Aktion aufgrund akuter wirtschaftlicher Probleme. Ist die Unternehmenszentrale erstes Prüfungsobjekt, wird der Einwand entkräftet, dass die Suche von Argumenten gegen einzelne Mitarbeiter oder Dienststellen Prüfungshintergrund ist.

Weiter zu Teil 2 ​​​​​​​