Revisoren schreiben regelmäßig Berichte. Berichte sind das augenscheinlichste und griffigste Ergebnis von Revisionsprüfungen, sie müssen ohne Zweifel gut sein. Nicht zuletzt darum widmen sich die Internationalen Standards für die Berufliche Praxis der Internen Revision Berichten in ausführlicher Weise. Gemäß diesen Standards müssen Berichte quasi nobelpreisverdächtig verfasst werden: Revisionsberichte müssen richtig, objektiv, klar, prägnant, konstruktiv und vollständig sein und zeitnah erstellt werden,so der Standard 2420.

Berichte sind keine Prozessbeschreibungen:

Prozessaufnahmen, Walkthroughs und alles andere, was wir im Rahmen der Prüfung so tun, gehört in unsere Sammlung an Arbeitspapieren. In einem Bericht geht es nicht darum auszubreiten, was wir alles getan haben und wie viel Mühe und Verdruss das gewesen sein mag. Der Verantwortliche und die Vorgesetzten, meistens der Vorstand oder die Geschäftsführung, will nur eines wissen: Wo muss ich etwas tun, um bestehende Risiken zu verringern? Und warum muss ich das tun?

Er muss darüber hinaus verstehen, warum er unter Umständen Geld in die Hand nehmen muss, um eine notwendige Funktionstrennung einzuführen oder gar eine neue Stelle zu schaffen. Das alles gehört in einen Bericht; er sollte für sich sprechen und nicht weitere Diskussionen erfordern, bis die Notwendigkeiten geklärt und akzeptiert sind.

Es spricht nichts dagegen, den geprüften von der Internen Revision verfasste Prozessbeschreibungen an die Hand zu geben, die dann dort weiter genutzt werden können. Das fördert die Qualität des Internen Kontrollsystems und erzeugt sogar Dankbarkeit auf Seiten der Geprüften. Nicht zuletzt verhindert es schlampige Arbeitspapiere, denn wer würde die schon gerne herausgeben?

Das Unternehmen des Verfassers bietet seinen Mandanten seit zehn Jahren schon die Übergabe der Arbeitspapiere an – auch eine Möglichkeit zur Qualitätssicherung, neben dem unerwarteten Nebennutzen des Know-how Transfers. Wer sich da hinter angeblichen Haftungsproblemen verschanzt, wird zurecht ausgelacht. Das gibt allenfalls eine Big 4 auf der nach oben offenen Peinlichkeitsskala.

Berichte sind keine Anklageschriften

Hart in der Sache, aber verbindlich im Ton; es geht nicht darum, die Schuld-und-Sühne Frage im Sinne eines juristischen Verfahrens zu klären. Vielmehr muss, bei aller Fokussierung auf Schwachstellen, ein konstruktiver Ansatz gewahrt bleiben, damit die Umsetzung von Maßnahmen auf fruchtbaren Boden fällt. In einem Nebensatz steht in den Standards übrigens auch, dass man loben darf – natürlich steht es nicht so da, aber dem Sinn nach: Internen Revisoren wird empfohlen, zufriedenstellende Leistungen im Rahmen der Berichterstattung anzuerkennen, so der Standard 2410.A2. Mehr geht bei Internen Revisoren halt nicht…

Berichte sind keine Folterinstrumente…

Wem ging es nicht schon so, vielleicht vor allem zu Beginn der Karriere in der Internen Revision? Da gibt es die höheren Chargen, die, unbefleckt von fachlicher Kenntnis über das Prüfungsobjekt, sich zum einen die inhaltliche Änderung von Berichtsentwürfen auf die Fahnen geschrieben haben und, schlimmer noch, auch ihren vermeintlich besseren Stil wiederfinden möchten. Da werden Berichte rot und röter und deren Überarbeitungsversionen noch und nöcher. Spitzenreiter eine Interne Revision, die es schafft, auf sechzig bis siebzig Versionen ihrer Berichte zu kommen. Die kann man dann, wenn sie denn je fertig werden sollten, gleich wegschmeißen.

Also: Nicht schwafeln,  nicht anklagen und auch nicht foltern. Dann schreiben Sie gute Berichte.

esc