Die Schlussbesprechung ist der persönliche und dokumentierte Austausch innerhalb einer planmäßigen Prüfung zwischen Interner Revision und den relevanten Ansprechpartnern auf Seiten der Geprüften über die Revisionsergebnisse und die umzusetzenden Maßnahmen zum Ende der Prüfungsphase vor Ort (fieldwork).

In der Schlussbesprechung werden Feststellungen und Maßnahmen bei planmäßigen Prüfungen abschließend besprochen. Hierzu werden aus Effizienzgründen keine Berichtsentwürfe hinzugezogen, sondern zusammengefasste Informationen zum Prüfungsergebnis.

Die Schlussbesprechung ist kein Selbstzweck. Sie dient vielmehr nach dem Abschluss der Prüfungshandlungen vor Ort dazu, aus Sicht der Internen Revision ein Fazit zu ziehen und dieses mit den geprüften Bereichen zu besprechen. Insofern geht es hauptsächlich darum, die wesentlichen Fakten, also Feststellungen, zu präsentieren. Die Interne Revision zeigt ihre Sicht der Dinge, und bespricht konstruktiv ihre Feststellungen mit den geprüften Bereichen.

Die Schlussbesprechung ist nicht der Ort, um Prüfungshandlungen fortzusetzen oder gar abzuschließen. Dies gilt für beide Seiten. Der geprüfte Bereich sollte bereits während der Prüfung zumindest über alle wesentlichen Feststellungen informiert werden. Auch sollten bereits mögliche Maßnahmen zur Behebung von Kontrollschwächen diskutiert worden sein, um ausufernde Schlussbesprechungen zu vermeiden.

Die Interne Revision ihrerseits muss hinsichtlich ihrer Feststellungen sicher sein, alles belegen zu können und diese bereits vorabgestimmt haben. Das mag nicht immer gehen, sollte aber ihr Ziel sein.

Insofern bietet es sich an, dass in der Schlussbesprechung nicht über einen Berichtsentwurf diskutiert wird, sondern der Fokus auf Feststellungen und Maßnahmen liegt. Erfahrungsgemäß ist es hauptsächlich dieses, was im Rahmen von Revisionsprüfungen zu Kontroversen führt. Sind die Feststellungen aber hinreichend detailliert diskutiert worden, wird es in der Berichtsabstimmung nicht mehr sehr viel Klärungsbedarf geben, und man spart sich viele kleinliche Diskussionen über die Art und Weise, wie ein Sachverhalt beschrieben worden ist.

In diesem Zusammenhang muss dem DIIR widersprochen werden (z.B. DIIR (Hrsg.): Die Interne Revision. Bestandsaufnahme und Entwicklungsperspektiven, Berlin 2005, S. 188 f.). Eine Schlussbesprechung nur in Sonderfällen, wie zum Beispiel gravierenden Meinungsverschiedenheiten durchzuführen, ist schlichtweg falsch. Zum einen ist es wenig plausibel, Kostengründe anzuführen, um Schlussbesprechungen zu vermeiden. Erfahrungsgemäß halten sich die Aufwände für die Vorbereitung von Schlussbesprechungen in engen Grenzen, wenn die Interne Revision zuvor ihre Arbeit vernünftig durchführt. Auf der Basis aktueller und vollständiger Arbeitspapiere können Unterlagen für Schlussbesprechungen ohne weiteres vorbereitet werden.

Zum anderen dient die Schlussbesprechung auch dazu, sich insgesamt über die Prüfung auszutauschen. Die Schlussbesprechung ist der Ort, an dem Geprüfte und Revision sich nicht nur über die Ergebnisse, sondern auch über den Prozess austauschen können. So erhält die Interne Revision auch wertvolle Hinweise darüber, wie sie gegebenenfalls ihren Prozess verbessern kann. Das Feedback der geprüften Bereiche hinsichtlich des Nutzens der Revisionsprüfung ist von großer Bedeutung auch im Hinblick auf ein Qualitätsmanagement der Revision. Diese Chance nicht zu nutzen, indem man keine Schlussbesprechung durchführt, wäre fatal.

Das DIIR geht in seinen Ausführungen auch zwingend davon aus, dass zum Zeitpunkt der Schlussbesprechung bereits ein vollständiger Berichtentwurf vorliegt. Dies ist weder zwingend notwendig, noch immer möglich, zum Beispiel bei Prüfungen ausländischer Beteiligungsgesellschaften. Erfahrungsgemäß ist der Zeitdruck dort so hoch, dass die Erstellung eines Berichtsentwurfs während der Prüfungszeit vor Ort nicht möglich ist. Aus taktischen Erwägungen heraus ist es sinnvoller, die Zeit der Schlussbesprechung für die Diskussion der Feststellungen zu verwenden, als sich in häufig endlosen Diskussionen über Formulierungen zu verlieren.

Der Revisionsbericht ist das Arbeitsergebnis der Internen Revision und nicht das der geprüften Bereiche. Es spricht also nichts dagegen, offensichtliche Fehler im Berichtsentwurf zu korrigieren, aber beispielsweise Risikoeinschätzungen von Feststellungen oder der Tenor des Berichts insgesamt sind Aufgabe der Internen Revision und nicht die der geprüften Bereiche. Vermeidet man dies in der Schlussbesprechung und konzentriert sich auf die Diskussion von Feststellungen und Maßnahmen, können Schlussbesprechungen sehr effizient durchgeführt werden.

Die Unterscheidung des DIIR, wonach Empfehlungen nach Berichtsabstimmung zu Maßnahmen werden, ist künstlich. Vielmehr wird die Interne Revision Maßnahmen vorschlagen, die beispielsweise aus IKS-Gesichtspunkten notwendig sind und darum grundsätzlich umzusetzen sind. All das, was als Feststellung mit Maßnahme im Revisionsbericht steht, sollte so wichtig sein, dass es umgesetzt werden muss. Insofern ist es kein Gütekriterium, wenn Revisionsberichte Dutzende Feststellungen enthalten, die aber für eine Verbesserung des IKS insgesamt keinen größeren Nutzenbeitrag bringen. Revisionsberichte, die sich auf die wesentlichen Punkte konzentrieren und darum weniger Feststellungen beinhalten, müssen darum nicht schlechter sein. Sicherlich gibt es auch Fälle, in denen es viele gravierende Schwachstellen gibt, die auch alle adressiert werden müssen. Dies sind aber erfahrungsgemäß Ausnahmen.

Zusammenfassung

• Eine Schlussbesprechung ist keine Ausnahme, sondern der Regelfall als fester Bestandteil einer Regelprüfung
• Die Schlussbesprechung ist der letzte Teilprozess in der Prüfungsdurchführung vor der Berichterstellung
• In der Schlussbesprechung werden im Wesentlichen die Feststellungen und Maßnahmen der Internen Revision besprochen
• Aus Effizienzgründen sollten weitschweifige Diskussionen über Formulierungen auf Ba-sis eines Berichtsentwurfes vermieden werden
• Die Schlussbesprechung dient auch zum Austausch über die Prüfung an sich, um der Internen Revision ein Feedback hinsichtlich ihrer Prozesse zu geben
• Die Schlussbesprechung ist keine Fortsetzung der Prüfung an anderem Ort

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