Über rechtliche Grundlagen, theoretische Modelle und Erfahrungen mit Whistleblowing-Systemen – auch Hinweisgebersysteme genannt – gibt es umfangreiche Literatur. Hier sollen aus der Erfahrung einer Ombudsperson die wichtigsten Faktoren angesprochen werden, die für die Wirksamkeit eines solchen Systems wesentlich sind.

Wirksamkeit soll hierbei so definiert werden, dass Mitarbeiter und Externe (z.B. Dienstleister, Lieferanten, Anbieter) das Hinweisgebersystem kennen, seine Funktionsweise verstanden haben und die Einführung eines solchen Systems positiv bewerten. Weiterhin ist es als Erfolg zu werten, wenn Hinweisgeber substantielle Informationen über Missstände geben, hierdurch keinen Nachteil erleiden und die berichteten Missstände konsequent abgestellt werden.