Business Travel Management (BTM) im Überblick

Unter Business Travel Management werden alle Prozesse und Aufgaben verstanden, die notwendig sind, damit ein Mitarbeiter auf eine Dienstreise gehen kann. Business Travel Management geht dabei über das bloße Buchen eines Hotelzimmers oder eines Fluges hinaus. Es umfasst unter anderem, bewusst auf die Kosten zu achten, die Qualität der eingekauften Reisedienstleistungen sicher zu stellen sowie die Sicherheit und gesundheitliche Unversehrtheit der Mitarbeiter auf Reisen zu gewährleisten.

Üblicherweise werden die nachfolgenden Themenbereiche unter dem Begriff Business Travel Management subsumiert:

• die Herbeiführung einer strategischen Entscheidung über ein In- oder Outsourcing des Prozesses Travel Management
• damit eng verbunden die organisatorische Ausgestaltung der Aufbau- und Ablauforganisation
• der strategische Einkauf von Reisedienstleistungen aller Art und deren Controlling
• die komplette Reisekostenabrechnung und das Reisekostencontrolling
• die Einhaltung steuerlicher Vorschriften in Bezug auf Belege und deren Verbuchung, hierbei insbesondere der Sonderfall der Eigenbelege
• die Sicherstellung, dass gesetzliche Vorschriften zum Schutz des Arbeitnehmers eingehalten werden
• das Fuhrparkmanagement incl. Kauf-, Leasing oder andere Finanzierungsformen sowie Fahrtenbücher
• die Organisation und Durchführung von betrieblich bedingten Veranstaltungen verschiedener Art
• die Gewährung von Vorschüssen und Dauervorschüssen
• der Einsatz von Corporate Credit Cards u.a. im Rahmen des BTM
• die Entwicklung, Realisierung und Ergänzung von Travel Management Systemen zur Verbesserung der Reiseabläufe
• der Einsatz von Software für effektive und effiziente Abwicklung incl. Reporting
• Beratung von Konzerngesellschaften zu allen Fragen, die den Bereich Business Travel Management betreffen
• die Erstellung und Aktualisierung von Reiserichtlinien und Vorlagen für die Prozessabwicklung

Der Prozess des Business Travel Management enthält wesentliche folgende Komponenten:

• Planung
• Buchung
• Reisedurchführung
• Abrechnung
• Reporting

Die Planung einer Dienstreise wird in der Regel vom Mitarbeiter selber vorgenommen. In manchen Unternehmen steht dem Mitarbeiter dabei ein Online-Reisemanagementtool zur Verfügung. Dies ermöglicht es ihm sich z. B.  über alternative Reiseverbindungen zu einem bestimmten Termin zu informieren  dazu die Kosten zu erhalten. Sind Preisunterschiede nennenswert, könnte er z. B. auf eine preisgünstigere Alternative ausweichen.

Die Reisebuchung ist der Kern des Prozesses. Hier trifft der Mitarbeiter die Entscheidung zwischen den Verkehrsmitteln und dem Hotel und beeinflusst damit natürlich auch die Kosten der Dienstreise. Um die Kosten so gering wie möglich zu halten, muss dieser Prozessschritt besonders gesteuert werden, z. B. durch Vorgaben hinsichtlich der Klasse der zu buchenden Bahn- oder Flugreise. Diese sollten in einer Reiserichtlinie niedergelegt werden.

Zwischen der Planung und der Buchung einer Dienstreise ist in manchen Unternehmen noch ein weiterer Prozessschritt, die Genehmigung durch den nächsthöheren Vorgesetzten, eingeschaltet. Dieser ist im Grunde nur dann sinnvoll, wenn eine Dienstreise auch tatsächlich verweigert wird bzw. werden kann, weil z. B. massiv Kosten eingespart werden müssen.

Unter die Fürsorgepflicht des Arbeitgebers fällt es, vor Antritt der Reise die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften zum Schutz des Arbeitnehmers sicherzustellen. Hierzu gehört z. B. die Gewährleistung der medizinischen Versorgung oder die Bereitstellung von Anlaufstellen für Krisen- und Notfälle. An diese kann er sich im Krankheitsfall, insbesondere bei Auslandsreisen oder bei unvorhergesehenen Zwischenfällen wenden.

Mit der Abrechnung der Reisekosten reicht der Mitarbeiter seine Belege für die Kosten ein, die er für oder während der Dienstreise verauslagt hat. Dies werden insbesondere Quittungen für Hotelübernachtungen, Bewirtungsbelege oder Taxiquittungen sein. In manchen Unternehmen werden diese dem Vorgesetzten zur Genehmigung vorgelegt.

Mit dem letzten Prozessschritt, dem Reporting sind Auswertungen darüber gemeint, wie sich die Reisekosten eines Unternehmens zusammensetzen. Es wird z. B. ausgewertet wie hoch die Durchschnittspreise gebuchter Hotels sind oder welches Verkehrsmittel bevorzugt gebucht wird. Reportings sind sowohl die Grundlage für künftige Verhandlungen mit Lieferanten als auch für das Controlling der Reisekosten. Sie liefern, entsprechend signifikante Kosten für das BTM vorausgesetzt, häufig gute Ansätze für materielle Kosteneinsparungen. Darum ist die Prüfung des BTM ein Prüffeld, in dem die Interne Revision als eines der wenigen Beispiele signifikant Kosteneinsparungen katalysieren kann.

Aus der Darstellung des Prozesses des Business Travel Managements wird deutlich, dass dieser eine Vielzahl von Abteilungen Einheiten eines Unternehmens berührt, wie z. B. das Rechnungswesen wegen der Verbuchung von anfallenden Reisekosten wie Fahrtkosten und Übernachtungskosten, die IT bei Einführung eines elektronischen Reisemanagementtools und die Personalabteilung z. B. für die Erstellung einer Reiserichtlinie. Daher ist es sinnvoll die Gesamtverantwortung für den Prozess des Business Travel Managements in die Hand eines Gesamtverantwortlichen zu legen, um dessen fortlaufende Betreuung sicherzustellen.

Diese gesamtverantwortliche Stelle sollte zunächst die strategische Entscheidung für ein In- oder Outsourcing des Business Travel Management herbeiführen.

Aufgaben, die die verantwortliche Stelle zu koordinieren hätte, wären z. B. der strategische Einkauf von Reisedienstleistungen aller Art, die komplette Reisekostenabrechnung, die Entwicklung, Realisierung und Ergänzung von Travel Management Systemen zur Verbesserung der Reiseabläufe, der Einsatz von Software für die effektive und effiziente Abwicklung incl. Reporting, die Erstellung und Aktualisierung von Reiserichtlinien und Vorlagen für die Prozessabwicklung. Zudem obliegt ihr die Beratung von Konzerngesellschaften bei Fragen, die das Business Travel Management betreffen.

Interne Revision und Business Travel Management

Die oben aufgeführten Aufgaben und Hauptprozesse des BTM sind zugleich die wesentlichen Prüfungsansätze für die Interne Revision. Angelehnt an die übliche Unterscheidung von Prüfungsaspekten für die Interne Revision lassen sich die folgenden Prüfungsaspekte mit Beispielen als wesentlich nennen:

• Wirtschaftlichkeit (Outsourcing, Kostencontrolling)
• Ordnungsmäßigkeit (Compliance, Steuerrecht)
• Risiko (§ 3 ArbSchG, § 618 BGB, ArbMedVV)

Der Prüfungsaspekt der sozialen Effizienz mag auf den ersten Blick als nicht wesentlich erscheinen, soll aber im Hinblick auf Vielreiser zumindest erwähnt werden. Es gibt sicherlich eine Zieldivergenz zwischen Kostenminimierung und dem Umstand, dass viel reisende Mitarbeiter nicht durch zu enge Prozesse und Vorgaben über Gebühr eingeschränkt werden.

Organisationen, die das BTM auf die Abwicklung und Dokumentation sowie Verbuchung fokussieren, laufen Gefahr, die möglichen Compliancerisiken zu ignorieren. In der Praxis können mindestens zwei verschiedene Compliancerisiken im Prozess Business Travel Management unterschieden werden. Beide Bereiche begründen sich in der Fürsorgepflicht des Arbeitgebers für den Arbeitnehmer als nebenvertragliche Pflicht aus dem Arbeitsverhältnis. Der Grundgedanke ist, dass der Arbeitnehmer, der auf Grund des Direktionsrechts des Arbeitgebers Dienstreisen antreten muss, in medizinischer Hinsicht wie auch in Hinsicht auf seine persönliche Sicherheit beraten, unterwiesen und gegebenenfalls medizinisch untersucht werden muss. Es ist damit naheliegend, dass zur Erfüllung dieser Fürsorgepflicht entsprechende Prozesse installiert sowie die betroffenen Mitarbeiter und Führungskräfte informiert und sensibilisiert sein müssen. Aus unserer Erfahrung kann hier die Interne Revision einen wesentlichen Nutzenbeitrag liefern.

Die internen Kontrollen im Prüffeld BTM sind klassischer Weise ein Untersuchungsobjekt der Internen Revision. Hierbei hängt die Qualität der Kontrollen im Wesentlichen vom Umfang der Systemunterstützung ab; je höher der Grad an geführtem Prozess ist und damit der Freiheitsgrad für den einzelnen Reisenden abnimmt, desto besser werden die oben aufgeführten Risiken im Bereich der Wirtschaftlichkeit usw. gesteuert. Umgekehrt muss ein manueller Prozess nicht automatisch über ein schlechtes Internes Kontrollsystem verfügen; in der Regel ist er aber aufwändiger und fehleranfälliger als ein softwaregestützter Prozess.

Betrachtet man die möglichen Prüffelder und deren teilweise strategische Relevanz für das Unternehmen, so zeigt sich, dass das auf den ersten Blick einfache Prüffeld Reisekostenabrechnung in einem weiteren Fokus als Business Travel Management durchaus Facetten aufweist, die es zu einem lohnenden Objekt für Prüfungen durch die Interne Revision machen.